Unser Hinweisgebersystem ist eine browserbasierte Plattform, die es Beschäftigten, Geschäftspartnern und Kunden ermöglicht, vertraulich Informationen über mögliche Verstöße, Missstände oder Fehlverhalten in unserem Unternehmen zu melden. 

Für die Bearbeitung der eingehenden Hinweise haben wir uns für eine Zusammenarbeit mit Dipl. Ing. Reinhold Goetz und seinem Ingenieurbüro für Datenschutz- und Informationsmanagement entschieden. Das Büro ist damit zuständig für die Plausibilitätsprüfung sowie die Bearbeitung der Hinweise. 

Die genutzte Plattform des Ingenieurbüros wird von der Firma Vispato GmbH (folgend Vispato genannt) zur Verfügung gestellt. Vispato nutzt die Server aus einem der ISO 27001 zertifizierten DATEV-Rechenzentren, um maximale Sicherheit und Datenschutzkonformität für das Hinweisgebersystem zu gewährleisten. 

Das Hinweisgeberschutzgesetz wurde eingeführt, um Beschäftigten, Geschäftspartnern und Kunden einen angemessenen rechtlichen Schutz zu bieten, wenn sie Missstände oder rechtswidriges Verhalten im Zusammenhang mit unserem Unternehmen melden. Damit soll sichergestellt werden, dass die betroffenen Hinweisgeber, die auf Fehlverhalten wie beispielsweise Korruption, Betrug, Diskriminierung, Umweltverstöße oder andere straf- oder bußgeldbewehrte Handlungen hinweisen, vor etwaigen Repressalien geschützt sind.

Durch das Hinweisgebersystem wird demnach eine Umgebung geschaffen, in der bedenkenlos auf Missstände hingewiesen werden kann. So wird zur Einhaltung von Gesetzen, ethischen Standards und einer gesunden Arbeitsumgebung beigetragen, durch mehr Rechtssicherheit für Hinweisgebende.

Das Hinweisgebersystem wird auf unserer Webseite eingebunden und ist somit jederzeit über unserer Unternehmenswebseite für Sie erreichbar.

Unter das Hinweisgeberschutzgesetz, auf dem das Hinweisgebersystem basiert, fallen alle Strafnormen, sowie alle Verstöße, die einem Bußgeld unterliegen. Beispiele hierfür sind: Diskriminierung, Verstöße gegen den Arbeitsschutz, Gesundheitsschutz, Diebstahl, Mobbing uvm.

Darüber hinaus zählt in den Anwendungsbereich auch alle Verstöße gegen Rechtsnormen, die zur Umsetzung europäischer Regelungen getroffen wurden, wie beispielsweise Vorgaben zum Umweltschutz, Regelungen des Datenschutzes oder zur Bekämpfung von Geldwäsche etc.

Sofern der Hinweis auch in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt, werden die folgenden Personen geschützt:

- Hinweisgebende Person;

- Personen, welche die hinweisgebende Person unterstützen;

- Personen, die Gegenstand einer Meldung sind;

- sonstige Personen, die von einer Meldung betroffen werden.

Jeder Beschäftigte unseres Unternehmens, darüber hinaus auch alle weiteren Geschäftspartner oder Kunden unseres Unternehmens, da das Hinweisgebersystem für alle Personen im beruflichen Kontext steht.

Sie gelangen über die Webseite unseres Unternehmens zu unserem Hinweisgebersystem. Um Sie zusätzlich zu schützen, empfehlen wir Ihnen, Ihren Hinweis nicht über das Unternehmensnetzwerk oder einen PC bzw. Smartphone unseres Unternehmens einzureichen. Hierüber werden Sie auch nochmal auf der Startseite des Hinweisgebersystems hingewiesen. Wenn Sie einen Hinweis nun abgeben möchten, wählen Sie bitte die passende Kategorie Ihres Anliegens aus. Sollte keine Kategorie passen, nehmen Sie bitte die Kategorie „Sonstiges“ oder nehmen die Kategorie, die am ehesten zu Ihrem Hinweis passt. Im Anschluss haben Sie die Möglichkeit Ihren Hinweis zu schildern. Sie können ebenso Dateien hinzufügen.

Sie geben den Hinweis vertraulich unter Angabe Ihres Namens an und Ihrer E-Mailadresse, die dann zum reinen Identitätsnachweis genutzt wird.

Wichtig: Jeder Hinweisgeber erhält nach Eingabe seines Hinweises einen individualisierten Link (URL) und ein Passwort, mit dem er sich immer wieder im Hinweisgebersystem anmelden kann. Nur mit diesen Zugangsdaten können Sie und der Sachbearbeiter beim Ingenieurbüro in Kontakt miteinander treten. Bitte bewahren Sie Ihre Zugangsdaten sicher auf.

Bei der Abgabe von Hinweisen wird der Sachbearbeiter beim Ingenieurbüro über diesen neuen Hinweis informiert. Der Hinweisgeber erhält innerhalb von 7 Tagen nach Eingang eine Eingangsbestätigung des Hinweises über das Hinweisgebersystem. Da weitere Fragen durch den Sachbearbeiter aufkommen können, empfiehlt es sich, sich in regelmäßigen Abständen beim Hinweisgebersystem anzumelden, um offene Fragen beantworten zu können. Der Sachbearbeiter hat für die Bearbeitung des Hinweises, der Rücksprache mit dem Ansprechpartner in unserem Unternehmen und die Festlegung von Folgemaßnahmen insgesamt 3 Monate Zeit (in Ausnahmefällen auch bis zu 6 Monate) und gibt nach der Bearbeitung des Hinweises dem Hinweisgeber eine abschließende Rückmeldung.

Bei der Abgabe von Hinweisen kann es sich möglicherweise um höchst sensible Inhalte handeln. Um die Bearbeitung durch das Ingenieurbüro und die Einhaltung des Datenschutzes gewährleisten zu können, sind die Hinweise dementsprechend nur auf Deutsch oder Englisch einzureichen. Es kann jedoch sein, dass unser Hinweisgebersystem auch in andere Sprachen übersetzt ist. Dies dient jedoch lediglich dazu, um mögliche Sprachbarrieren bei der Nutzung des Hinweisgebersystems zu überbrücken, eingereichte Hinweise zu anderen Sprachen können dementsprechend leider nicht bearbeitet werden.

Die Prüfung und Bearbeitung der eingegangenen Hinweise werden von dem Ingenieurbüro vorgenommen. Es kann jedoch auch sein, dass weitere Personen zu einzelnen Hinweisen hinzugezogen werden müssen. Sofern es für die Aufklärung des Sachverhalts aus dem Hinweis erforderlich ist, können sorgfältig ausgewählte Personen unseres Unternehmens zum Sachverhalt hinzugezogen werden. Darüber hinaus kommen je nach Sachverhalt auch beispielsweise folgende Dritte in Betracht:

Im Rahmen eines eingeleiteten Strafverfahrens kann es sein, dass die Informationen des Hinweises an Strafverfolgungsbehörden und andere öffentliche Stellen in diesem Zusammenhang weitergeleitet werden.

Je nach eingegangen Hinweis kann es nötig sein, Wirtschaftsprüfgesellschaften oder Anwaltskanzleien zur Aufklärung hinzuzuziehen.

Mit der Abgabe Ihres Hinweises geben Sie die Einwilligung für die Weitergabe des Hinweises an mögliche Dritte. Unabhängig davon wer hinzugezogen wird, bedeutet dies, dass die Wahrung der Vertraulichkeit eingehalten wird. Den Schutz der Identität des Hinweisgebers wird hierbei entsprechend des Gesetzes bestmöglich gewahrt.

Sollten absichtlich falsche Informationen gegenüber unserem Unternehmen, Beschäftigte, Geschäftspartner oder Kunden abgegeben werden, kann dies nach dem Hinweisgeberschutzgesetz mit einem Bußgeld von bis zu 20.000 Euro geahndet werden.